为了有效控制学校各类档案材料归档齐全完整、准确系统，特制定档案部门“四参加”制度。
一、档案部门参加学校重大活动和有关会议，及时掌握文件材料的形成、积累情况。
二、档案部门参加科研课题鉴定验收会，审查课题开题、研究、结项各阶段材料的形成、整理情况及科研成果申报获奖档案整理情况，提出审查意见和归档要求。
三、档案部门参加基建工程项目竣工验收会，审查工程管理、施工、竣工、工程创优各阶段形成材料，并提出审查意见和归档要求。
四、档案部门参加引进技术和重要设备到货开箱验收、
督促文件材料及时整理归档。
五、学校各有关单位重大活动或科研成果鉴定验收、基建工程竣工验收、重要设备开箱验收时及时通知档案部门派人参加，掌握文件材料形成整理情况，以便及时归档。
